Jeśli czujesz, że nie masz na nic czasu, ten artykuł jest dla Ciebie. Nie poświęcisz na niego zbyt wiele cennego czy raczej bezcennego czasu, a gwarantuję Ci, że Twoja doba się wydłuży.
Zacznijmy od prostych ćwiczeń, które pokażą Ci, gdzie ucieka Ci czas. Musisz mieć świadomość, co kradnie Ci czas: jakie czynności są zbędne, jakie są czynności, których nie musisz wykonywać Ty osobiście, jakie czynności pożerają Twój czas i są bezproduktywne. Z drugiej strony trzeba przyjrzeć się temu, na co czasu nie starcza: na ile ważne są to sprawy, na ile są to sprawy konieczne i pilne, jakie są konsekwencje odkładania tych spraw. Tu trzeba wykonać osobistą diagnozę, a ja pokażę Ci, jak to zrobić.
Jak wygląda Twój przeciętny dzień?
Napisz na kartce cały rozkład dnia: co robisz po kolei i ile dana czynność zajmuje Ci czasu.
Dla przykładu dzień z życia pracującej mamy 
- 6.00-6.30 poranna toaleta
- 6.30-7.00 przygotowanie posiłków do pracy i do szkoły dla dzieci
- 7.00-7.15 budzenie dzieci do szkoły
- 7.15.-7.45 śniadanie
- 7.45-8.00 odwiezienie dzieci do szkoły
- 8.30-16.30 praca
- 16.30-17.00 powrót do domu
- 17.00-17.30 przygotowanie obiadu
- 17.30-18.00 wspólny posiłek
- 18.00-20.00 pomoc dzieciom w odrabianiu lekcji
- 20.00-21.00 telewizja
- 21.00-21.30 wieczorna toaleta
- 21.30-22.00 telewizja
A teraz czas spojrzeć prawdzie w oczy
Zaczynamy od najprostszego narzędzia… nie, nie jest to proste, jest to znane i popularne, ale nie każdy potrafi z tego korzystać. To tzw. Matryca Eisenhower’a.
Matryca pozwala podzielić wszystkie swoje czynności na odpowiednie kategorie. Zanim zaczniesz dzielić na kategorie, musisz wiedzieć, co Ty tak naprawdę robisz cały dzień! Po to ten rozkład dnia.
Analizujesz czynność po czynności i przypisujesz jej daną kategorię z matrycy. Zobacz, jak wygląda to u naszej pracującej mamy.
- 6.00-6.30 poranna toaleta WP
- 6.30-7.00 przygotowanie posiłków do pracy i do szkoły dla dzieci WP
- 7.00-7.15 budzenie dzieci do szkoły NP
- 7.15.-7.45 śniadanie NP
- 7.45-8.00 odwiezienie dzieci do szkoły NP
- 8.30-16.30 praca WP
- 16.30-17.00 powrót do domu WP
- 17.00-17.30 przygotowanie obiadu WN
- 17.30-18.00 wspólny posiłek WP
- 18.00-20.00 pomoc dzieciom w odrabianiu lekcji NP
- 20.00-21.00 telewizja NN
- 21.00-21.30 wieczorna toaleta WP
- 21.30-22.00 telewizja NN
Podsumowanie:
Rzeczy WAŻNE I PILNE zajmują mamie ok.66% całego dnia
Rzeczy WAŻNE, ALE NIEPILNE ok.4%
Rzeczy PILNE, ALE NIEWAŻNE ok.20%
Rzeczy NIEPILNE I NIEWAŻNE ok.10%
Wnioski:
Jeśli narzekasz, że nie masz czasu na ważne (ale niepilne) dla siebie czynności (np. sport, hobby, pasja) lub sprawy odkładane i nawarstwiające się (ważne i pilne) (np. rozliczenie z US), pierwsze, co robisz, wyrzucasz ze swojego dnia rzeczy nieważne i niepilne. One kradną Ci czas i nie dają nic w zamian. Nie oszukuj się, że to relaks, jeśli z tyłu głowy masz zaległe ważne tematy. Relaks jest wtedy, kiedy rzeczy pilne i ważne masz pod kontrolą. W ten sposób ‚nasza’ mama z przykładu zyskuje 1,5 godziny, powiedzmy, na porządny trening obwodowy 😉
Drugi krok: przyjrzyj się swoim ważnym i pilnym sprawom. Czy one na pewno są ważne? Jeśli one dotyczą spraw Twoich dzieci czy innych bliskich, to one są ważne dla nich, nie dla Ciebie. Przenieś je do kategorii PILNE, ALE NIEWAŻNE. Odrabianie lekcji jest pilne i ważne, ale dla tych, co chodzą do szkoły;)
Krok trzeci: rozprawiamy się z PILNYMI i NIEWAŻNYMI tematami. Zorientuj się i sprawdź, kto może Cię w tym zastąpić. A może „dziecko stać na samodzielność”? Samo wstanie i odrobi lekcje. Sprawdź inne rozwiązania alternatywne do tego, żeby tych spraw nie brać dłużej na siebie. Nie daj się pułapce myślenia, że to jest ważne dla Ciebie. Jak tata pomoże mamie, to nasza mama zyska nawet 2,5 godziny! Może wreszcie usiądzie do decoupage’u.
Sprawy WAŻNE, ALE NIEPILNE kiedyś muszą być zrealizowane. Zaplanuj je spokojnie, żeby nie stały się sytuacją kryzysową. Poza tym one naprawdę są dla Ciebie ważne.
Jedyne, co musisz zrobić, to WAŻNE I PILNE. Niezrobienie tych rzeczy wiąże się z negatywnymi konsekwencjami.
W naszym przykładzie zdecydowanie za dużo czasu traci się na rzeczy pilne, ale nieważne. Spokojnie da się zagospodarować na nowo 4-5 godzin na sprawy odkładane, na uzupełnienie zaległości, a potem zostanie coś jeszcze na rzeczy ważne niepilne związane z samorealizacją, relaksem, przyjemnością w sensie produktywnym (basen, spa, książka, nauka języka obcego, spotknie z przyjacielem).
I co Ty na to? Jeśli masz jakieś pytania lub wątpliwości, napisz w komentarzu. A potem ciesz się swoją efektywnością!
